Stellenausschreibung Geschäftsstellenleitung Düsseldorf - Volt NRW

Wir suchen eine Person, welche die Gesamtverantwortung für die Düsseldorfer Geschäftsstelle des Landesverbandes NRW von Volt Deutschland übernehmen möchte. Die Geschäftsstelle ist die erste Anlaufstelle für externe und interne Anliegen an den Landesverband, ein Hub für Wahlkampfmaterial sowie verantwortlich für die Pflege von externen und internen Infoseiten und mitverantwortlich für die Organisation von Veranstaltungen. 

4. Okt 2024

Aufgaben und Verantwortungsbereich

Die Aufgaben als Geschäftsstellenleiter*in umfassen folgende Schwerpunkte:

  • Organisation der Geschäftsstelle

    • Verantwortung über Räumlichkeiten

    • Eingehende (Papier-)Post scannen und weiterleiten bzw. erledigen und ablegen. Eingehende elektronische Nachrichten (Info@, Presse@, …) weiterleiten bzw. erledigen. Nachhalten offener Vorgänge. 

  • Datenpflege

    • Pflege der Webseite Volt NRW inkl. Einpflegen aktueller Termine, aber auch kontinuierliche Weiterentwicklung des Auftritts

    • Pflege der Mitgliedsdaten.

  • Material & Logistik Bedarf planen & bedienen:

    • Überwachung der Bestände an Verbrauchsmaterial (Flyer, Sticker, Give-Aways) und Verteilung an lokale Teams. Koordinierung von Sammelbestellungen in enger Zusammenarbeit mit den Regio-Offices.

    • Zusammenführung und Überwachung der Bestandsführung der Regio-Offices bzgl. Ausrüstung.

  • Wissensmanagement auf Landesebene und Koordination des Wissensmanagements der Regio-Offices und der City-Teams

  • Mitwirkung bei größeren Beschaffungsvorgängen oder der Orga von größeren Veranstaltungen oder Aktionen

  • Regelmäßiger Austausch mit dem Landesvorstand (z.B. bei Vorstandscalls)

Zur Wahrnehmung dieser Aufgaben wird der/die Stelleninhaber*in mit den erforderlichen Bevollmächtigungen, Befugnissen und Zugängen ausgestattet.

Arbeitsbeziehungen

Für Deine Aufgaben wirst Du mit verschiedenen Personengruppen eng zusammenarbeiten bzw. Dich mit ihnen eng abstimmen:

  • Die Geschäftsstellenleitung ist unmittelbar dem Vorstand unterstellt und berichtet disziplinarisch an den/die Landesschatzmeister*in.

  • Regio-Office Koordinatoren

  • Vorstandsassistenz

  • Geschäftsführer*in der Bundesgeschäftsstelle von Volt Deutschland,
    Geschäftsführer*innen anderer Landesverbände

  • City-Leads und Mitglieder, Mandatstragende und Fraktions-Geschäftsführer

Anforderungen/ Deine Skills

Du solltest:

  • ein verbindliches und kompetentes Auftreten haben, Dich schnell in neue Sachverhalte einarbeiten und wiederkehrende Tätigkeiten selbständig entscheiden

  • Andere motivieren und anleiten können

  • Zuverlässig mit vertraulichen Daten und Informationen umgehen können

  • ein hohes Maß an Organisation und Sorgfalt mitbringen

  • Sicher im Umgang mit den Office-Programmen der G-Suite (Docs, Sheets, Drive)

  • Mindestens 3 mal pro Woche in der Geschäftsstelle anwesend sein können

Von Vorteil ist:

  • Ausbildung z.B. als Bürofachkraft oder Bürokaufmann/frau (m/w/d)

  • Erfahrung in koordinierender Funktion oder Projektleitung

  • Flexible Erreichbarkeit

  • Erfahrung mit unseren internen Prozessen

Weitere Informationen

Die Entlohnung erfolgt mit Rücksicht auf das ehrenamtliche Umfeld, jedoch auch unter Berücksichtigung der Leitungs- und Entscheidungsaufgaben der Funktion.

  • Bewerbungsfrist: 01. November 2024

  • Zeitumfang: 15 - 20 Std. /pro Woche

  • Beginn: 01.01.2025

  • Ort: Office in Präsenz (Raum Düsseldorf)


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