Stellenausschreibung Geschäftsstellenleitung Düsseldorf - Volt NRW
Wir suchen eine Person, welche die Gesamtverantwortung für die Düsseldorfer Geschäftsstelle des Landesverbandes NRW von Volt Deutschland übernehmen möchte. Die Geschäftsstelle ist die erste Anlaufstelle für externe und interne Anliegen an den Landesverband, ein Hub für Wahlkampfmaterial sowie verantwortlich für die Pflege von externen und internen Infoseiten und mitverantwortlich für die Organisation von Veranstaltungen.
Aufgaben und Verantwortungsbereich
Die Aufgaben als Geschäftsstellenleiter*in umfassen folgende Schwerpunkte:
Organisation der Geschäftsstelle
Verantwortung über Räumlichkeiten
Eingehende (Papier-)Post scannen und weiterleiten bzw. erledigen und ablegen. Eingehende elektronische Nachrichten (Info@, Presse@, …) weiterleiten bzw. erledigen. Nachhalten offener Vorgänge.
Datenpflege
Pflege der Webseite Volt NRW inkl. Einpflegen aktueller Termine, aber auch kontinuierliche Weiterentwicklung des Auftritts
Pflege der Mitgliedsdaten.
Material & Logistik Bedarf planen & bedienen:
Überwachung der Bestände an Verbrauchsmaterial (Flyer, Sticker, Give-Aways) und Verteilung an lokale Teams. Koordinierung von Sammelbestellungen in enger Zusammenarbeit mit den Regio-Offices.
Zusammenführung und Überwachung der Bestandsführung der Regio-Offices bzgl. Ausrüstung.
Wissensmanagement auf Landesebene und Koordination des Wissensmanagements der Regio-Offices und der City-Teams
Mitwirkung bei größeren Beschaffungsvorgängen oder der Orga von größeren Veranstaltungen oder Aktionen
Regelmäßiger Austausch mit dem Landesvorstand (z.B. bei Vorstandscalls)
Zur Wahrnehmung dieser Aufgaben wird der/die Stelleninhaber*in mit den erforderlichen Bevollmächtigungen, Befugnissen und Zugängen ausgestattet.
Arbeitsbeziehungen
Für Deine Aufgaben wirst Du mit verschiedenen Personengruppen eng zusammenarbeiten bzw. Dich mit ihnen eng abstimmen:
Die Geschäftsstellenleitung ist unmittelbar dem Vorstand unterstellt und berichtet disziplinarisch an den/die Landesschatzmeister*in.
Regio-Office Koordinatoren
Vorstandsassistenz
Geschäftsführer*in der Bundesgeschäftsstelle von Volt Deutschland,
Geschäftsführer*innen anderer LandesverbändeCity-Leads und Mitglieder, Mandatstragende und Fraktions-Geschäftsführer
Anforderungen/ Deine Skills
Du solltest:
ein verbindliches und kompetentes Auftreten haben, Dich schnell in neue Sachverhalte einarbeiten und wiederkehrende Tätigkeiten selbständig entscheiden
Andere motivieren und anleiten können
Zuverlässig mit vertraulichen Daten und Informationen umgehen können
ein hohes Maß an Organisation und Sorgfalt mitbringen
Sicher im Umgang mit den Office-Programmen der G-Suite (Docs, Sheets, Drive)
Mindestens 3 mal pro Woche in der Geschäftsstelle anwesend sein können
Von Vorteil ist:
Ausbildung z.B. als Bürofachkraft oder Bürokaufmann/frau (m/w/d)
Erfahrung in koordinierender Funktion oder Projektleitung
Flexible Erreichbarkeit
Erfahrung mit unseren internen Prozessen
Weitere Informationen
Die Entlohnung erfolgt mit Rücksicht auf das ehrenamtliche Umfeld, jedoch auch unter Berücksichtigung der Leitungs- und Entscheidungsaufgaben der Funktion.
Bewerbungsfrist: 01. November 2024
Zeitumfang: 15 - 20 Std. /pro Woche
Beginn: 01.01.2025
Ort: Office in Präsenz (Raum Düsseldorf)
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Schicke uns Deine Fragen oder Deine Bewerbung (Lebenslauf & kurzes Motivationsschreiben) bitte an [email protected]. Wir freuen uns auf Dich!